- Usar siempre la misma firma científica, sin abreviaturas, respetando acentos y tratando correctamente partículas y guiones, reduce ambigüedades y homónimos.
- La afiliación debe seguir un orden claro (grupo, departamento, centro, institución, dirección, ciudad y país) para reforzar la visibilidad de autores e instituciones.
- El uso combinado de firma normalizada y un identificador único como ORCID facilita la recuperación de publicaciones y la correcta atribución de citas.
- Las guías institucionales y normas de estilo (FECYT, APA, universidades) proporcionan ejemplos y casos especiales para autores con múltiples filiaciones o en centros mixtos.
La firma científica y la forma en que indicamos nuestra afiliación institucional parecen detalles menores, pero en el mundo académico son claves para que nuestros trabajos se vean, se citen y se atribuyan correctamente. Una firma mal normalizada puede diluir tu producción entre homónimos, complicar los recuentos de citas y hasta invisibilizar a tu universidad o grupo de investigación en los rankings internacionales.
A lo largo de los últimos años, distintas universidades y organismos (FECYT, IraLIS, APA, universidades españolas y latinoamericanas…) han ido publicando recomendaciones muy concretas sobre cómo escribir el nombre del autor, usar el ORCID, fijar la afiliación y tratar casos especiales (apellidos compuestos, partículas como “de la”, centros mixtos, profesorado hospitalario, etc.). En este artículo reunimos y reescribimos de forma detallada todas esas pautas, para que puedas decidir una única forma de firmar y mantenerla estable durante toda tu carrera investigadora.
Qué es la firma científica y por qué es tan importante
Cuando hablamos de firma científica nos referimos a cómo escribes tus nombres y apellidos en las publicaciones académicas: artículos, capítulos, comunicaciones a congresos, informes, etc. No es solo una cuestión estética; es el elemento que utiliza buena parte de las bases de datos bibliográficas para reconocerte como la misma persona a lo largo del tiempo.
La experiencia de numerosas universidades muestra que la falta de normalización del nombre de los investigadores y de sus centros en revistas y bases de datos provoca varios problemas: caída de la visibilidad nacional e internacional, dificultades para recuperar toda la producción de un autor y errores en el cómputo de citas y métricas (h-index, recuentos por institución, rankings, etc.).
Por eso se insiste tanto en que cada investigador adopte un nombre bibliográfico único y lo mantenga estable: misma secuencia de nombres y apellidos, mismo uso de guiones, mismo tratamiento de acentos y partículas, y misma afiliación institucional estructurada y coherente.
Hoy en día, además, existen iniciativas como IraLIS (International Registry of Authors-Links to Identify Scientists) o el identificador ORCID que ayudan a estandarizar la firma científica y agrupar las distintas variantes que un mismo autor haya utilizado en el pasado, evitando la fragmentación de su producción.
Quién debe firmar y cómo se ordenan los autores
En términos de autoría, se considera autor de un texto científico a quien ha contribuido intelectualmente al trabajo: desde el diseño de la investigación hasta la redacción y revisión crítica del manuscrito. Puede haber un único autor o varios, y el mero hecho de realizar tareas técnicas o administrativas sin participación intelectual no justifica aparecer en la firma.
Para aclarar este reparto de responsabilidades, se suelen usar sistemas de contribuciones como CREDIT, que describen roles (conceptualización, análisis, redacción, supervisión, etc.) y ayudan a decidir quién debe figurar como autor y en qué orden. Aunque no existe una norma universal sobre el número ideal de firmantes, se sabe que la media de autores por artículo varía mucho según la disciplina (no es lo mismo Física de altas energías que Filología).
El orden de los autores se establece normalmente de acuerdo con el peso de la contribución, siguiendo las normas de cada área o revista: en muchos campos el primer autor es quien más trabajo intelectual ha aportado y el último autor suele ser el investigador principal o supervisor del grupo; en otros contextos se tiende a un orden alfabético.
En las normas de estilo tipo APA, cuando hay varios firmantes, se recomienda escribirlos en la misma línea centrada en la página de título, separados por comas; si son dos, las firmas se separan con “and” y, si hay más, se mantienen las comas para los intermedios. No se incluyen títulos académicos (Dr., Prof., etc.) en la firma.
Recomendaciones generales para normalizar tu nombre
Las guías de distintas universidades coinciden en varias reglas básicas para la firma del autor:
- No usar abreviaturas de nombres o apellidos: mejor “Francisco Fernández” que “Fco. Fdez.”.
- Respetar siempre los acentos en nombres y apellidos: su ausencia o presencia puede generar variantes distintas en las bases de datos.
- Dar preferencia a los nombres de pila completos frente al uso exclusivo de iniciales, salvo que la normativa de la revista exija lo contrario.
- En apellidos compuestos o con partículas, se aconseja el uso de guiones para unir los elementos: por ejemplo, “Pérez-Galdós”.
Para autores con apellidos poco frecuentes que opten por firmar con un solo apellido, se manejan dos modelos habituales: “Nombre Apellido1” (ejemplo: “Antonio Moracho”) o “Nombre completo + inicial del segundo nombre + Apellido1” (ejemplo: “Antonio M. Moracho”). Se considera más recomendable esta segunda opción cuando el nombre de pila es compuesto, para que las bases de datos no interpreten el segundo nombre como si fuera un primer apellido.
En el caso de apellidos muy comunes, las recomendaciones son aún más estrictas: se aconseja utilizar los dos apellidos unidos por guión para mejorar la identificación. Algunos ejemplos de modelos propuestos son: “Nombre Apellido1-Apellido2” (por ejemplo, “Antonio Jiménez-López”), “Nombre1-Nombre2 Apellido1-Apellido2” si el nombre de pila es doble (“Antonio-Miguel Jiménez-López”) o una combinación en la que solo el segundo nombre quede reducido a inicial (“Antonio-M. Jiménez-López”).
La idea de fondo es que, al unir por guión los apellidos, se evita que las bases de datos anglosajonas indexen al autor por el segundo apellido o generen formas extrañas que dificulten la recuperación, como tomar la última palabra del apellido compuesto como si fuera el único apellido.
También es importante decidir si se usarán uno o dos nombres de pila en la firma habitual. En el estilo APA, la forma preferente suele ser primer nombre + iniciales del nombre medio + apellido, pero en contextos hispanohablantes se combinan estas pautas con la necesidad de representar correctamente los dos apellidos, normalmente unidos con guión si se quiere evitar confusiones.
Partículas, guiones y casos problemáticos en los apellidos
En los países de habla hispana son frecuentes nombres y apellidos con partículas como “de”, “del”, “de la”, que generan conflictos en los sistemas de indexación anglosajones. Estas partículas tienden a “disolverse” en la base de datos o a colocarse en posiciones extrañas (por ejemplo, “DelaTorre” o “CGDL”, etc.).
Las recomendaciones habituales para tratar estas partículas son claras: no incluirlas en la parte del nombre que une los nombres de pila y, si se desean conservar, recurrir a los guiones para agruparlas con el apellido. Así, “María del Mar González” se aconseja que firme como “María Mar González”, suprimiendo “del” como nexo del nombre; y “Emilio de la Banda García” podría firmar como “Emilio Banda-García” o como “Emilio de-la-Banda-García”, unificando la partícula con el apellido mediante guiones.
Las tablas comparativas elaboradas por distintas instituciones muestran ejemplos de uso correcto del guión, donde el resultado en las bases de datos anglosajonas mantiene unidos los apellidos: “Carlos García-de-la Torre” se convierte en “García-de-la-Torre C.”; “María M Valero-Ruiz” aparece como “Valero-Ruiz M.M.”; y “Emilio Delgado-López-Cózar” se indexa como “Delgado-López-Cózar”.
En cambio, cuando se deja el nombre tal cual, sin guiones ni ajustes, las bases de datos pueden producir formas no deseadas: por ejemplo, “Carlos García de la Torre” puede terminar indexado como “Torre CGDL” o “DelaTorre CG”, lo que dificulta enormemente localizar todas las publicaciones de este autor y agrupar sus citas correctamente.
La moraleja práctica es sencilla: si tus apellidos o nombres incluyen partículas, conviene suprimir las que actúan solo como nexo del nombre o integrarlas mediante guiones con el apellido, para que todo el bloque se trate como un solo elemento y no se fragmente en la indexación.
Afiliación institucional: cómo y por qué hay que normalizarla
La afiliación no es un simple pie de página: es la manera de indicar dónde se realiza la investigación y a qué entidad pertenece la persona autora. Una correcta normalización de los centros mejora su visibilidad en la comunidad académica global, garantiza la fiabilidad de indicadores bibliométricos y, en general, permite atribuir de forma adecuada la productividad a países, instituciones, regiones y provincias.
Las guías institucionales coinciden en que siempre hay que incluir la afiliación institucional de cada autor. Lo recomendable es seguir un orden que, con pequeñas variaciones, suele ser el mismo: nombre del grupo de investigación (si existe), departamento o unidad, centro o instituto, institución de la que depende, dirección postal, ciudad y país. Cuando el centro tiene siglas oficiales registradas, se pueden añadir a la denominación completa para facilitar su identificación.
Algunas universidades, como la Universitat Politècnica de València, insisten en que se use siempre el nombre oficial de la universidad (“Universitat Politècnica de València”) salvo en situaciones muy concretas recogidas en su normativa interna. Además, indican que, tras el nombre institucional, se precisa información adicional en este orden: estructura de investigación (grupo de I+D+i y su departamento, o estructura propia de investigación/Instituto Universitario de Investigación), nombre oficial de la universidad y dirección postal con ciudad y país.
En el caso del alumnado de programas de doctorado que no esté vinculado a un grupo de investigación concreto, se aconseja utilizar el nombre del Programa de Doctorado como parte de la afiliación. Y siempre que sea posible, se recomienda añadir el correo electrónico institucional, ya que en algunos acuerdos con editoriales puede suponer ventajas económicas para la publicación en acceso abierto.
Normas como las de APA añaden matices: en las afiliaciones académicas se suele indicar el departamento o división y después el nombre de la institución separados por comas, sin incluir ciudad ni país; esa información geográfica se reservaría para los investigadores independientes, que no tienen afiliación institucional formal y deben añadir ciudad, región y país.
Ejemplos prácticos de afiliación y firma institucional
Para ver cómo se plasma todo lo anterior en la práctica, distintas universidades ofrecen modelos de firma y afiliación completos. La Universidade da Coruña, por ejemplo, presenta firmas tipo con el nombre del investigador, su ORCID y una única afiliación, así como ejemplos de autores con múltiples filiaciones o vinculados a centros externos.
Un ejemplo de firma básica incluiría el nombre del investigador seguido de su ORCID entre corchetes y, en la línea siguiente, la afiliación institucional completa: grupo de investigación, departamento, facultad, campus, código postal, ciudad y país. Por ejemplo: “Universidade da Coruña, Grupo de Xenética de Organismos Mariños, Departamento de Bioloxía Celular e Molecular, Facultade de Ciencias, Zapateira, 15071 A Coruña, Spain”.
Cuando un autor tiene varias afiliaciones, se numeran con superíndices o números entre paréntesis asociados al nombre: (1), (2), (3)… Cada número se corresponde luego con una línea de filiación distinta. Así, una persona podría estar adscrita a un grupo de polímeros en un centro de investigación tecnológico de una universidad española, a un departamento de Física de otra facultad de la misma universidad, y a un grupo de ingeniería de polímeros y composites en una institución extranjera como Imperial College London.
En el caso de vínculos múltiples entre universidad y hospital, es habitual indicar dos afiliaciones: la unidad o grupo de investigación universitario (por ejemplo, “Grupo Fisiopatoloxía Endocrina, Nutricional e Médica, Departamento de Medicina, Facultade de Ciencias da Saúde, Universidade da Coruña”) y el servicio hospitalario correspondiente (por ejemplo, “Complexo Hospitalario Universitario A Coruña, Servizo de Endocrinoloxía, dirección, código postal, ciudad, país”).
Para personal visitante de la universidad, las guías proponen mostrar conjuntamente la institución de origen y la institución anfitriona: por ejemplo, un investigador de la “University of Tsinghua, School of Materials Science and Engineering, Beijing, China” que realiza una estancia en el “Department of Industrial Engineering, Higher Polytechnic University College, Universidade da Coruña, Ferrol, Spain”.
Firmas múltiples, centros mixtos y casos especiales de afiliación
En entornos donde existen centros mixtos dependientes de varias instituciones (como CSIC-universidades), las recomendaciones suelen ser especificar con claridad el nombre del centro y todas las instituciones de las que depende. Un ejemplo típico sería un centro de biología molecular que se identifica como “Centro de Biología Molecular Severo Ochoa (CBMSO), CSIC-UAM, Campus de la Universidad Autónoma de Madrid, dirección completa, España”.
También son frecuentes las situaciones en las que el mismo investigador está vinculado a más de una institución, sea por docencia universitaria y asistencia hospitalaria, sea por contratos en centros de investigación externos. En estos casos se sugiere incluir ambas afiliaciones, respetando el orden y la forma normalizada de cada una. Por ejemplo: “Departamento de Medicina-Neurología, Hospital Príncipe de Asturias, Universidad de Alcalá, Alcalá de Henares, Madrid, España”.
Algunas guías, sin embargo, ponen límites: se aconseja que un mismo autor no declare más de dos afiliaciones simultáneas en una publicación. Si la persona cambia de institución a lo largo del proceso editorial, suele indicarse la afiliación vigente en el momento de la publicación, aclarando, si procede, los cambios en notas adicionales.
Otra cuestión relevante es el idioma en que se presenta el nombre del centro o instituto. Muchas recomendaciones abogan por usar el nombre original en la lengua propia (por ejemplo, en catalán, gallego o euskera), ya que es lo más correcto desde el punto de vista lingüístico. Sin embargo, se admite traducirlo al inglés siempre que exista una denominación oficial reconocida por la institución, y se acompañe de las siglas originales para evitar la proliferación de variantes no homologadas.
Ejemplos como “Escuela de Estudios Árabes (EEA), CSIC, Cuesta del Chapiz 22, 18010 Granada, España” o “Departament de Ciències Experimentals i de la Salut, Universitat Pompeu Fabra (UPF), Edifici Dr. Aiguader (Campus del Mar), dirección completa, Barcelona, España” ilustran cómo se combinan nombre completo, acrónimo, institución madre, dirección y país en una estructura coherente.
Uso de ORCID y sistemas de identificación del autor
Más allá de la grafía de nombres y apellidos, las buenas prácticas de firma científica subrayan la importancia de contar con un identificador digital único como ORCID (Open Researcher and Contributor ID). ORCID asigna a cada investigador un código alfanumérico permanente (por ejemplo, “http://orcid.org/0000-0000-0000-0000”) que se incluye junto al nombre del autor en las publicaciones.
La ventaja de ORCID es que permite reunir en un mismo perfil todas las variantes de la firma que el investigador haya usado en el pasado, así como distintos formatos de nombre en diferentes idiomas o alfabetos. Dentro de ORCID, el apartado “Also known as” se utiliza precisamente para documentar estas versiones alternativas y evitar que se pierda información al migrar de una base de datos a otra.
Esta combinación de firma normalizada (con nombres y apellidos bien fijados y tratadas las partículas y guiones) más identificador ORCID se considera hoy la forma más robusta de garantizar la correcta atribución de trabajos y citas, incluso cuando el autor cambia de institución o de país, o cuando adapta su nombre a distintas normativas editoriales.
Por ello, muchas universidades recomiendan encarecidamente a su personal investigador que obtenga un ORCID, lo incluya en su firma y lo vincule a los sistemas internos de la institución, repositorios y plataformas de evaluación de la actividad científica.
Normas específicas de estilo (APA y otras recomendaciones)
Algunas guías incorporan recomendaciones particulares derivadas de manuales de estilo como APA, muy usados en Ciencias Sociales y de la Salud. Según estas pautas, la forma preferida de escribir la firma de un autor es: primer nombre, inicial(es) del segundo nombre y apellido (o apellidos unidos por guión si se quieren mantener ambos).
En contextos hispanos, esto se traduce a menudo en fórmulas como “Nombre Apellido1-Apellido2”, priorizando el uso de guiones para evitar que las bases de datos deformen la secuencia de los apellidos. Se omiten títulos profesionales o académicos, y la firma se sitúa en la primera página (title page), inmediatamente debajo del título del manuscrito.
Respecto a la afiliación según APA, se identifica el lugar donde trabajan los autores o donde se ha llevado a cabo la investigación, siguiendo la regla de no incluir más de dos afiliaciones por autor. Cuando hay cambios de afiliación durante el proceso editorial, se refleja la filiación actual, y para instituciones académicas se proporciona el nombre del departamento o división seguido del nombre de la institución, sin añadir ciudad ni país.
Para autores independientes, sí se indica ciudad, región y país, puesto que esa localización geográfica actúa de facto como su “afiliación”. Además, se desaconseja dejar líneas en blanco entre las firmas y las afiliaciones o entre afiliaciones sucesivas, ya que puede dar lugar a interpretaciones ambiguas en la maquetación y en la lectura automática.
Estas normas se suman a los criterios generales ya comentados: uso de nombres completos, ausencia de abreviaturas, cuidado con las partículas y guiones y consistencia total en la forma elegida a lo largo de la carrera investigadora.
Coherencia a largo plazo y guías institucionales
Todas las recomendaciones de las distintas universidades convergen en un mensaje central: lo más importante es mantener siempre la misma firma. Una vez que el investigador define su nombre bibliográfico y la forma de expresar su afiliación, lo aconsejable es no cambiarla salvo motivo de fuerza mayor (cambio de apellidos, errores graves, etc.).
Cuando por cualquier motivo se han utilizado ya distintas variantes de firma en publicaciones anteriores, la solución pasa por apoyarse en ORCID y en otras plataformas que permiten consolidar la información y señalar qué forma es la preferida en la actualidad. Así se minimiza el impacto de la dispersión y se facilita que las métricas bibliométricas reconozcan la trayectoria completa.
Muchas instituciones elaboran guías internas donde se detalla exactamente cómo debe expresarse la afiliación institucional y departamental, tanto en español como en inglés. En algunos casos, como el Recinto de Río Piedras de la Universidad de Puerto Rico, se reconoce explícitamente que aún no hay instrucciones oficiales específicas, lo que refuerza la necesidad de seguir las pautas generales internacionales mientras se aprueban normativas propias.
En cualquier caso, incluso cuando no haya reglas formales, resulta muy recomendable que el personal investigador adopte criterios de coherencia en la forma de mencionar la institución y el departamento, evitándose abreviaciones informales, traducciones no oficiales o variaciones innecesarias de una publicación a otra.
La combinación de una firma personal estable, una afiliación institucional bien estructurada y el uso de identificadores persistentes como ORCID ayuda a reforzar la presencia de los autores y de sus centros en la comunidad científica internacional, mejora la visibilidad de sus trabajos y hace mucho más fiable el análisis de producción, impacto y colaboración que se realiza a partir de las bases de datos bibliográficas.
Todo este entramado de normas, ejemplos y recomendaciones busca algo muy concreto: que cada investigador pueda ser identificado sin ambigüedad en cualquier sistema de información científica y que, al mismo tiempo, las instituciones, grupos y departamentos reciban el reconocimiento que les corresponde por la investigación que acogen y promueven.
